Wann Dokumentenmanagement auch Wissensmanagement darstellen kann

Nach sorgfältigen Studium eines Buches, Dokuments oder Artikels (wie z.B. des Artikels von Tobias „Sind Dokumente Wissen?„) ist es einem Individuum möglich, über Ansichten, Perspektiven und Gedankengänge des entsprechenden Autors Bescheid zu wissen. Soweit so gut – warum aber fällt es Vielen so schwer an Wissen in Form von z.B. Dokumenten zu glauben. Der Grund liegt zumeist in der überflüssigerweise wahren Beobachtung, dass für jede Art von expliziter Information (es existiert sogar der Begriff des expliziten Wissens) ein Interpreter (der Mensch) notwendig ist um einen gewissen Grad an Semantik zu erreichen. Das allein jedoch reicht nicht aus. Der Mensch interpretiert nicht nur in seinem persönlichen Kontext, sondern auch in einem kollektiven (gesellschaftlichen) und real-weltlichen (physikalischem) Kontext. Das heisst, dass das Interpretationsergebnis nur zum Teil vom Individuum selbst abhängt. Dieser Schluss liegt auch besonders deshalb nahe, weil es Menschen möglich ist (die über die notwendigen Interpretationsmechanismen verfügen), aus Lehrbüchern ohne direkte Interaktion mit den Autoren sich neues, objektives Wissen (z.B. über Atomphysik) anzueignen – Bücher nehmen hier die Rolle eines Transportmechanismus oder Wissenscontainer ein (Popper nennt das in seinem Buch „Objektive Erkenntnis“ [1] Wissen der 3. Welt oder Objektives Wissen, siehe auch den Kommentar von Gerd Niehage dazu). Es sei hier ausserdem bemerkt, dass Bücher, und vor allem die zeitgemässere Variante, das Internet, zwei der Schlüsselfaktoren waren, die zur Entwicklung der heutigen Wissensgesellschaft führten.

Dokumente beherbergen Wissen. Der Artikel von Tobias transportiert Wissen über seine Einstellungen in Form eines Artikels zu Lesern, die in keinem physischen Kontakt mit ihm stehen. Sie teilen natürlich einen gemeinsamen Kontext mit dem Autor – das stellt den Begriff des expliziten Wissens jedoch nicht in Abrede, sondern erhöht sogar seine Bedeutung in Umgebungen in denen dieser gemeinsame Kontext existiert. Zum Beispiel bieten Organisationen Mitarbeitern einen derartigen, gemeinsamen Kontext (durch eine gemeinsame Kultur, Begriffe, geteiltes Weltbild, gemeinsame Interpretationsregeln, etc). Dabei stellt das Management von Dokumenten die in Bezug gesetzt sind zu konkreten Handlungen (z.B. Geschäftsaktivitäten oder Geschäftsprozessen) deshalb selbstverständlich eine Form von Wissensmanagement dar.Dokumente beherbergen somit dann Wissen, wenn sie in abgegrenzten Kontexten 1) interpretierbare und 2) handlungsrelevante Informationen beinhalten. Beide Aspekte können in strukturierten, sozio-technologischen Systemen (Unternehmen [2]) mit bereits existierenden Analysemethoden zumindest zum Teil antizipiert und deshalb zum Teil auf der Ebene von Dokumenten geplant und gemanaged werden. Hier kann Dokumentenmanagement als Wissensmanagement begriffen werden.

[1] Karl R. Popper. Objektive Erkenntnis. Hoffmann und Campe Verlag, Hamburg,1973. Link
[2] Otto K. Ferstl and Elmar J. Sinz. Grundlagen der Wirtschaftsinformatik, Bd.1, 4.Auflage. Oldenbourg Verlag, 2001. Link

8 thoughts on “Wann Dokumentenmanagement auch Wissensmanagement darstellen kann

  1. Gerd Niehage

    Hallo Herr Strohmaier,
    ich möchte gerne mal eine etwas andere Sichtweise in das Thema einbringen.
    Es ist unbestritten, wenn man über Wissen und Wissensmanagement redet an einem Punkt auf den Wert dieses Wissens stösst. Natürlich sind auch Dokumente Träger von Wissen müssten somit natürlich auch bilanzierbar sein. Bislang und insbesondere sie in Österreich haben ja für Forschungseinrichtung nun die gesetzliche Vorgabe für Wissensbilanzen wurden im Schwerpunkt die Bereiche Humankapital, Beziehungskapital und Strukturkapital betrachtet.
    Da ich nun in einem Industrieunternehmen tätig bin, habe ich einmal versucht, die Ansätze aus der Literatur zu harmonisieren und folgende weitere Bereiche identifiziert.
    *Marktkapital, d.h. Marktbedingungen (Polypol, Oligopol, Monopol), Strategie, „Geschäftsidee“, etc.
    *Organisationskapital, d. h. Prozess-Kapital, geistiges Eigentum
    Und gerade in dem Bereich des Organisationskapitals bzw. des geistigen Eigentums sehe ich Dokumente, d. h. das Wissen der Organisation externalisiert (auf Trägern) und nicht in menschgebundener Form (s. Humankapital).
    Natürlich kann ich Dokumente in der Bilanz nur im Gesamtzusammenhang sehen, denn Dokumente ohne Menschen, die dieses dort gespeicherte Wissen umsetzen können, besitzt es keinen Wert. Aber umgekehrt, eine Strategie, ein Produkt, ein Prozess usw. besitzt auch keinen Wert, wenn diese Dinge nicht mit Leben erfüllt werden durch die Mitarbeiter.
    Daher sind Dokumente und der Umgang mit Dokumenten (Dokumentenmanagement) natürlich Bestandteile des Wissensmanagement.
    Es geht also in Zukunft darum, Disziplinen des Wissensmanagements auszumachen, für eine ganzheitliche Betrachtung dieses Themas ist der Spezialisierungsgrad m. E. mittlerweile zu weit fortgeschritten.
    Viele Grüße
    Gerd Niehage

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  2. Markus Strohmaier

    Lieber Herr Niehage,
    Herzlichen Dank für Ihren Kommentar. Die Frage der Bewertung von Wissen ist natürlich eine der logischen, nachfolgenden Fragen in einer Diskussion um die Frage „Sind Dokumente Wissen?“. Bezugnehmend auf die Axiome meines Beitrags sehe ich nur dahingehend eine Möglichkeit den Wert von Dokumenten zu bestimmen, in dem man die (gegenwärtige & zukünftige) aktionsrelevanz dieser Dokumente versucht zu ermitteln (als Voraussetzung dafür sollten sie natürlich interpretierbar sein). Ich meine, dass dies in wohlstrukturierten (z.B. geschäftsprozess-orientierten) Umgebungen zu einem gewissen Grad möglich ist. In Bezug auf z.B. strategische Fragen schätze ich die Beantwortung dieser Fragen als schwieriger ein, ganz abgesehen vom Aufwand der dafür zu treiben wäre. Der in Wissensbilanzen derzeit verfolgte Ansatz, die Anzahl von Dokumenten (z.B. # Zeitungsartikel, # Publikationen, etc) als Maß für das Wissenskapital einzusetzen, sehe ich als sehr fragwürdig an. Derartige Einsätze müssten breiter ansetzen, und den spezifischen Kontext von Organisationen berücksichtigen. Eine Bewertung des (Wissens-)Kapitals kann aus meiner Sicht somit nur unter Berücksichtigung der spez. Ziele & Rahmenbedingungen der betroffenen organisatorischen Systeme erfolgen.
    liebe Grüsse,
    Markus Strohmaier

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  3. Peter Schmidl

    Hallo Markus!
    Herr Niehage hat einen interessanten Aspekt in die Diskussion eingebracht – nämlich ob Dokumente „bilanzierbar“ sind.
    Interessant deshalb, weil dieser Aspekt immer wieder dann kommt, wenn es um die finanzielle Bewertbarkeit von Wissen geht.
    Dazu meine Meinung:
    – Die „Bilanzierbarkeit“, d.h. die Aufnahme auf die Aktivseite einer Bilanz ist aus meiner Sicht nicht unbedingt relevant, da dies ein Problem des Rechnungswesens mit seinen verschiedenen Ansätzen ist.
    – Vielmehr relevant für eine finanzielle Bewertung ist es, ob der Gegenstand (in diesem Falle Dokumente) im Kontext mit anderen immateriellen oder materiellen Ressourcen einen Wert darstellt im Sinne der Erreichung der zukünftigen Unternehmensziele innerhalb der gewählten Strategie.
    – Abzugrenzen ist das Thema der „Bilanzierung“ im Sinne des Rechnungswesens und der doppelten Buchhaltung vom Thema der „Wissensbilanz“, da es hier nicht um die monetäre Bewertung geht.
    – Aus meiner Sicht stellen Dokumente, wenn sie interpretierbare und handlungsrelevante Informationen enthalten, einen Wert dar und sind entweder unter die internen oder externen Strukturen von Unternehmen einzureihen.

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  4. Gerd Niehage

    Hallo Herr Schmidl,
    mal unabhängig von der gängigen Vorgehensweise der Wissensbilanzen, habe ich mir mal den generellen Aufbau einer Bilanz angeschaut.
    Auf der Passiv-Seite habe ich Eigenkapital und Fremdkapital. Die Aktivierung dieser Kapitalwerte erfolgt in den (Anlage-/Umlauf-)Vermögen.
    Ich will jetzt mal querdenken und versuche mir auf der Passiv-Seite das Wissenskapital vorzustellen. auch hier habe ich Eigenkapitalwerte und Fremdkapitalwerte. Sie sprachen von internen und externen Strukturen, es geht aber auch die geliehenen Wissenswerte (FK), z. B. das Wissen des Mitarbeiters, gegenüber dem geistige Eigentum des Unternehmens (EK), z. B. explizites Wissen (hier fehlt definitiv eine eindeutige Sprachweise!!! Ich meine damit natürlich Dokumente, die interpretierbare und handlungsrelevante Informationen enthalten).
    Auch diese Wissenswerte lassen sich aktivieren im Unternehmen, nämlich in „Technologieentwicklung“, „Produktivitätsteigerung“, allg. Kompetenz usw.
    Jetzt gilt es natürlich auch die Fragestellung der Effizienz bei der Aktivierung von Wissenskapital zu beschreiben. Ebenso wie die Bestimmung des Wertes der Umsetzung von Wissenskapital in Vermögen. Ich denke, dies ist eine zukunftsgerichtete Rechnung, denn das heute vorhandene Wissenskapital wird erst in Zukunft in finanziellen Erfolg und umsetzbaren Marktvorteil münden.
    Was halten Sie von diesem Ansatz?
    Viele Grüße
    Gerd Niehage

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  5. Peter Schmidl

    Hallo Herr Niehage,
    aus meiner Sicht ist die doppelte Buchhaltung ein (seit Jahrhunderten erfolgreich eingesetztes) Hilfmittel, mit der die Vorgänge eines Unternehmens in der Art dokumentiert werden, dass als Ergebnis eine Finanzbilanz mit einer Aktiv- und einer Passivseite herauskommt.
    Das schwierige an den immateriellen Werten (und damit auch am intellektuellen Kapital oder dem Wissenskapital) ist die Tatsache, dass diese Werte weder physisch greifbar sind, noch den gängigen Kriterien eines Vermögensgegenstandes (z.B. selbständige Verwertbarkeit)entsprechen. Außerdem kann ein Unternehmen, wie sie richtig sagen, einen kompetenten Mitarbeiter nicht besitzen und es leiht sich sein Wissen eigentlich nur aus. Trotzdem aber funktionieren Unternehmen im Wesentlichen auf Basis des Wissens ihrer Mitarbeiter! Und das unabhängig, ob man diese Werte auf der Aktiv- oder der Passivseite der Finanzbilanz aufnimmt!
    Ich denke also, es ist unerheblich, ob man diese Werte bilanziert; es geht viel mehr darum, sie aus der Sicht des Managements mit geeigneten Instrumenten zu steuern.
    Der Begriff „Wissenskapital“ ist nicht im Sinne der Bilanztheorie zu verstehen und ist daher irreführend – es sollte eher „Wissensvermögen“ heißen.
    Ich bin auch ihrer Ansicht, dass es um eine in die Zukunft gerichtete Rechnung geht – um den zukünftigen finanziellen Erfolg.
    Liebe Grüße
    Peter Schmidl

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  6. Kevin Niehage

    ich habe zwar nicht wirklich eine Ahnung, worum es hier geht (ich wollte eigentlich nur mal meinen namensvetter grüßen), aber bevor ich gar nichts sage, sage ich einfach irgendetwas… 😀
    soweit ich das verstanden habe, geht es wohl um die finanzielle bewertbarkeit von wissen/dokumenten, oder?
    den finanziellen wert eines dokumentes zu bewerten kann besonders in der software-branche (zu der ich mich jetzt einfach mal zähle) sehr kompliziert sein, da oft nicht das wissen, das in einem software-produkt steckt, den ausschlag für den kunden gibt, ob er/sie das entsprechende produkt kauft, sondern dessen verpackung in form des user interfaces.
    es kann also durchaus vorkommen, dass das (eigentlich finanziell höher zu bewertende) wissen (z.b. systemnahe hardwarenutzung), sondern dessen interface finanziell höher bewertet wird.
    ich hoffe, jemand hat verstanden, was ich meine… 😀
    with friendly greetings,
    Kevin Niehage

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  7. Michael Fegerl

    Grüß Gott, Herr Strohmaier!
    Zu ihrem obigen Beitrag möchte ich folgendes anmerken:
    Sie schreiben, Dokumente beherbergen dann Wissen, wenn sie in abgegrenzten Kontexten interpretierbare und handlungsrelevante Informationen beinhalten.
    Dazu gibt es eine Aussage der McKinsey-Gruppe:
    McKinsey versuchte, seine Erfahrungen weltweit durch Experten zu konzentrieren und diese – z.B. in USA gemachten Erfahrungen in sorgfältig aufbereiteten Dokumenten den europäischen Beratern zu Verfügung zu stellen. Der Effekt: „… the information was there, not the knowledge“.
    Auch hier handelt es sich um eine Gruppe in abgegrenztem Kontext, die Informationen waren sicherlich interpretierbar und handlungsrelevant. Dennoch scheint mehr nötig zu sein, um das in Dokumenten beherbergte Wissen im Sinne des Autor zu entdecken und auch so zu interpretieren. Lösung bei McKinsey: Diskussionen mit dem Autor der Wissensdokumente, erst dann konnte wenigstens ein Teil dieser bestpractice-Dokumente erfolgreich genutzt werden.
    Da wir über Sprache kommunizieren, ist das Dokument ein wesentliches Transportmittel, doch scheint immer wieder der emotionelle Teil der Kommunikation unterbelichtet zu sein und zu Miss-Interpretation zu führen, trotz des selben „Kontextes“.
    In diesem Sinne würde ich eher postulieren, das Dokumentenmanagement einen relevanten Teil des Informationsmanagements ausmacht, und im übrigen gilt:
    Wissen lässt sich nicht managen, aber ich kann ein Umfeld schaffen, in dem Wissen besser gedeiht.
    Herzlichen Gruß!
    Michael Fegerl

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  8. Markus Strohmaier

    Lieber Hr. Fegerl,
    Herzlichen Dank für Ihren interessanten Kommentar. Ihr Beispiel zeigt sehr schön die Grenzen von technologischen Ansätzen auf. Es wird sichtbar, dass die Informationen für die europäischen Berater _nicht_ interpretierbar waren (sehr wohl aber vermutlich für amerikanische Kollegen der Experten). Hier _fehlte_ gemeinsamer Kontext. Ich stimme mit Ihnen voll überein, dass es insbesonders Situationen dieser Art sind, in denen Dokumentenmanagement nur schwer (gar nicht) als Wissensmanagement verstanden werden können. Mir erscheint aber wichtig festzustellen, das die von mir im Beitrag erwähnten Axiome in Ihrem Beispiel jedoch eine klare Absage an Dokumentenmanagement (als Maßnahme im Wissensmanagement) erteilen.
    liebe Grüsse,
    Markus Strohmaier

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